WS Receptionist/Assistant to the Director
ISS is looking to hire a qualified
Receptionist/Assistant to the Director
In addition to the general responsibilities of a Receptionist, tasks will also include:
- Administrative support
- Student attendance
- Support Calendar and Event personal with bookings Calendar of Events updates
- Assisting annual Photo Day
- General School Office duties
Responsibilities as an Assistant to the Director:
The responsibilities include secretarial support to the Director with the following main focus:
- Organize Director's daily schedule & scheduling appointments
- Assist Director in German and English communication
- Maintain stocks of school stationery for Director
- Send emails and letters to parents on behalf of Director
- Be present to greet and welcome Director's visitors
- Keep coffee area clean & supplied with fresh cups/glasses shared with receptionists
- Organize Director's travels
- Organize Directors's reimbursements
- Prepare and support Leadership Team meetings and Professional Development events
- Further secretarial tasks as instructed by the Director
- Support Executive Director ECIS (Educational Collaborative for International Schools)
Successful candidates should
- Have at least a business administration training with a minimum of 5 years of work experience in a similar position
- Speak and write English and German fluently
- Have excellent Microsoft 365 skills
- Have a friendly and service-oriented attitude
- Possess keen attention to detail and the ability to maintain confidentiality at all times
- Be extremely reliable and thorough
- Flexible with working hours and if required be able to work evenings and weekends
- Have excellent communication and organizational skills
- Enjoy working in a multicultural work environment
- Has up-to-date knowledge of relevant legislation and guidance in relation to working with, and the protection of children and young people
- Displays commitment to the protection and safeguarding of children and young people
- Values and respects the views and needs of children and young people
Zusätzliche Aufgaben neben den allgemeinen Aufgaben eines/einer Rezeptionisten/in:
- Administrative Unterstützung
- Führen der Anwesenheitsliste von Schülern
- Unterstützung des Veranstaltungspersonals bei Buchungen und Aktualisierung des Veranstaltungskalenders
- Mithilfe beim jährlichen Fototag
- Allgemeine Aufgaben im Schulsekretariat
Zu den Aufgaben gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben für den Direktor mit den folgenden Schwerpunkten:
- Organisation des Tagesablaufs des Direktors und Planung von Terminen
- Unterstützung des Direktors bei der Kommunikation auf Deutsch und Englisch
- Verwaltung der Büromaterialien für den Direktor
- Versenden von E-Mails und Briefen an Eltern im Namen des Direktors
- Besucher des Direktors empfangen und betreuen
- Kaffeebereich sauber halten und mit frischen Tassen/Gläsern versorgen
- Organisieren der Reisen des Direktors
- Organisieren der Rückerstattungen des Direktors
- Vorbereitung und Unterstützung von Sitzungen des Führungsteams und Veranstaltungen zur beruflichen Weiterbildung
- Weitere Sekretariatsaufgaben nach Anweisung des Direktors
- Unterstützung des Direktors von ECIS (Educational Collaborative for International Schools)
- mindestens eine kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
- Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgezeichnete Microsoft 365-Kenntnisse
- eine freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit
- ausgeprägte Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, jederzeit Vertraulichkeit zu wahren
- zuverlässige und gründliche Arbeitsweise
- Flexibilität bei den Arbeitszeiten und bei Bedarf die Bereitschaft abends und am Wochenende zu arbeiten
- ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Freude an der Arbeit in einem multikulturellen Arbeitsumfeld
- Aktuelle Kenntnisse der einschlägigen Rechtsvorschriften und Leitlinien in Bezug auf die Arbeit mit und den Schutz von Kindern und Jugendlichen
- Engagement für den Schutz und die Sicherheit von Kindern und Jugendlichen
- Wertschätzung und Respekt für die Ansichten und Bedürfnisse von Kindern und jungen Menschen
Benefits
Additional Information
